Para o levantamento da coleção de imagens de Sant'Ana que ora apresentamos, elaborou-se uma ficha para cada uma das 230 obras, com as seguintes informações:

Designação: traz o nome pelo qual a obra é conhecida; Sant'Ana-Mestra, no caso da coleção aqui apresentada.

Número: contém as iniciais do nome da colecionadora, seguidas das iniciais do grupo a que a peça pertence (Sant'Ana = SA), o ano de execução do inventário e, por último, o número da peça. A numeração das imagens ficou assim estruturada: AG/SA/2000/0001 até AG/SA/2000/0230.

Espécie/Natureza: refere-se ao tipo específico da obra. No caso das Sant'Anas, a espécie é imaginária e a natureza, escultura.

Época: procurou-se, quando a peça não estava datada, identificar a época exata ou aproximada de sua confecção.

Autoria: tentou-se, no caso das obras não-assinadas ou sem documentação a esse respeito, identificar o seu autor ou buscar uma atribuição. Nos casos em que a pesquisa foi infrutífera, indicamos não ter sido possível identificar o autor da peça.

Origem: procurou-se, quando possível, indicar país, estado e cidade onde a peça foi confeccionada. Na ausência desses dados, indica-se a procedência provável da obra.

Descrição: leva em conta os elementos objetivos, capazes de identificar a peça, partindo sempre do geral para o particular.

Material/Técnica: indica o material e a técnica empregados na elaboração da peça.

Dimensões: indica a altura, a largura e a profundidade da peça.

Peso: fornece o peso da obra.

Análise estilística: feita com base em pelo menos um dos seguintes níveis de profundidade: estilo de época; estilo nacional ou regional; estilo individual.

Estado de conservação: especifica o grau de conservação da obra. São feitas observações acerca da pintura e da situação do suporte e indica-se se faltam elementos à peça ou se ela sofreu alguma perda.

Observações/Restaurações: indica se houve intervenções e, quando possível, citam-se os responsáveis por elas.

Realização/Data: indica a empresa responsável pelo cadastramento e a data de sua feitura.

Documentação fotográfica: fotografou-se cada uma das obras em posição frontal, e as fotos foram anexadas às fichas.